入力ミスを減らすためには？
温かくなったり、急に冷えたり…最近、上着に困ることが増えました。もしもの時に中に着られるカーディガンという先人の知恵があることに気づかず、上着チョイスに失敗し続ける職業指導員のFです。皆さま、いかがお過ごしでしょうか。
メルディアトータルサポート上野では、「データ入力作業」というジャンルのなかで、複数の作業を用意しています。データを入力する、という目的は変わらないものの、住所や名前、数値、物品、名刺などなど内容は様々です。
様々なデータ入力をやることで、「自分が見落とししやすい・間違えやすいのはこのパターン」というものも見えてきます。是非自分のパターンを知っていきましょう。
※ちなみに、私のうっかりミスは漢字の変換ミスが多いです。
ですので、入力作業後にはチェックが必須です。私が実行しているチェックは下記のとおりです。
1. ダブルチェック（二重確認）
同じデータを 別のタイミング、または 別の人に確認てもらいます。
一度目では気づきにくい見落としや思い込みを防ぐのに効果的です。
2. 原本（元データ）がある場合は、突き合わせ確認
入力後に、必ず元の資料と1項目ずつ照合します。
特に「金額」「数量」「氏名」「日付」は重点的に確認すると効果的です。
印刷が出来る場合はパソコン上だけでなく、紙面で確認します。
3. 時間を置いてから再確認
入力直後ではなく、少し時間を空けて見直すことで、冷静な目でミスに気づきやすくなります。
すごく急ぎの場合はダブルチェックの方が良いですが、期日まで余裕のあるものであれば、この再確認がとても効果的でした。
もし、一定のルールの部分でミスが出てしまう場合は…
☆入力制限・自動チェック機能の活用
Excelやシステムの機能を使い、数値のみ入力可、範囲外の値はエラー表示など、入力時点でミスを防止できるフォーマットを導入しても良いですね。
☆入力ルール・フォーマットの統一
日付や数値、記号の書き方などを あらかじめルール化します。
例：日付は「YYYY/MM/DD」で統一する、全角・半角の使い分けを明確にするなど
ルールが曖昧だと入力ミスが増えますので、曖昧な部分をなくしていくようにしましょう。
AIが進化していますが、とはいえまだまだ求人票には「データ入力作業」という文字が入っていることが多いです。
パソコンを使った仕事がしてみたい方、データ入力に興味がある方、ミスを減らしたい方などなど、是非一度メルディアトータルサポート上野へ体験にいらしてください。
一緒に効率の良いミスチェックのやり方を考えましょう。
メルディアトータルサポート上野では、パソコン訓練以外にも、軽作業訓練、コミュニケーションプログラムなどで就労や障害者雇用に関する知識をお伝えしています。今年度、新しい一歩を踏み出したい方は是非一度見学にいらしてください。お待ちしております。
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